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재택근무 상황에서 ZOOM 화상회의 앱 이용한 회의하기

요즘 코로나19(COVID-19)의 파장으로 많은 회사에서 일부의 인원들이 재택근무를 하게 되는 경우가 많습니다.


저도 절반 가까운 팀원들이 재택근무를 하게 되면서 회의를 해야 할 경우에 곤란한 상황이 자주 생겼습니다. 물론 제가 다니는 회사는 글로벌 법인의 한국 지사 형태라서 당연히 해외와 컨퍼런스 콜을 하기 위한 솔루션이나 시스템이 있지만 사실 팀 단위 잦은 회의에서 이를 자유롭게 사용하기에는 절차적으로 까다롭고 불편함이 있었습니다.


사무실에서 근무할 때는 비지니스용 스카이프(SKYPE)도 활용할 수 있었는데 집에서 스카이프로 회의를 하려면 사무실 노트북을 꼭 들고 가야 하고 VPN을 통해서 접속해야만 하는 문제가 있었습니다.


재택 근무시 반드시 회사 노트북을 지참하도록 지시하면 해결할 수도 있었겠지만 클라이언트 개발부서 특성상 회사 네트웍과는 분리되어 있는 별도의 개발용 노트북을 운영하는 팀 업무의 특성상 노트북을 2개 들고 다니기도 그리 쉬운 일이 아니었습니다.


그래서 간편하게 스마트폰만 있으면 컨퍼런스 콜을 할 수 있는 앱을 찾다보니 ZOOM이라는 앱을 알게 되었습니다. 안드로이드/IOS 모두 이용 가능합니다.


ZOOM 화상회의


ZOOM은 기본적으로 화상 컨퍼런스 콜 미팅을 지원하는 앱입니다. 무료로 이용할 수 있는 시간은 약 40분입니다. 더 긴 시간 회의를 하려면 유료 사용권이 필요합니다. 40분 종료 후에 재 실행하면 다시 40분을 더 이용할 수 있어 중간에 회의가 끊기긴 하지만 제한 없이 이용 가능합니다.


이런 시기에 잠시 이용하기 위한 용도로는 충분하고 좀 노력하면 대부분 40분 안에 팀 미팅을 마칠 수 있었습니다.


ZOOM 화상회의 앱


ZOOM은 컨퍼런스 콜 미팅을 하기 위해서 개인 회의 IDr 사용됩니다. 아래 이미지와 같이 앱 설치 및 가입 시에 정해진 고유 번호를 이후 내 회의 ID로 사용할 수 있습니다. 회의에 참가할 상대에게 이 ID를 알려주고 ZOOM 앱을 설치한 후 이 ID로 회의 참가를 하도록 안내하면 됩니다.

회의 시작 설정


사용 방법이 너무 간단한데 이렇게 회의 시작을 눌러 호스트가 회의를 개설하면 다른 참여자는 스마트폰에서 앱을 실행한 후 사전에 전달받은 회의 ID를 입력하고 회의에 참가하면 됩니다.


ZOOM 앱


ZOOM 회의 통화 방법


개설된 회의가 화상이 아닌 오디오 회의인 경우에는 인터넷 또는 전화를 통해 회의에 참가할 수 있습니다. 화상회의를 해도 괜찮겠지만... 우리가 어떤 민족입니까? 서로 얼굴 보기는 많이 부담스러우니 오디오 미팅으로 설정을 했습니다. 그리고 오디오 참가 방식은 WIFI가 되는 환경에서는 당연히 "인터넷 오디오로 통화"를 선택하시는 게 낫습니다.


대부분 회의가 기본 30분 이상은 진행이 되니 전화로 참여하면 (요즘 대부분 거의 무제한 통화를 사용하지만) 제한된 통화 요금을 쓰는 경우 통화 할당량이 모두 소진되어 버릴 수 있으니 주의하시기 바랍니다.


음 소거


회의 참석 후 왼쪽으로 화면 스와이프를 하면 탭하고 말하기 기능을 사용할 수 있습니다.


디폴트로 음소거 상태로 회의에 참여하게 되는데 메인 회의실 내용을 듣다가 발언이 필요할 때만 탭하고 말하기를 누른 다음 발언하는 방식을 이용 하는 걸 추천 드립니다.


음소거 및 말하기


발언을 다하고 나면 말하기 완료를 눌러서 회의에 잡음이 들어가는 걸 최대한 피하는 게 좋습니다. 회의 중 종종 스피커가 웅웅 거리는 하울링이 발생하는 걸 최대한 막아줍니다.


설정 메뉴


설정 메뉴를 한번 살펴보겠습니다. 아이폰의 경우 Siri 와 연동을 할 수도 있고 일반 메신저처럼 채팅을 위한 용도로도 사용이 가능하며 이에 대한 설정이 있습니다.


회의 예약 기능



이중 회의와 관련한 주요한 설정만 살펴보면 회의 예약은 캘린더와 연동하고 비밀번호 등을 지정하여 회의를 예약하는 것도 가능합니다. 아무나 참여하는 걸 막으려면 비밀번호를 걸어두는 것도 권장 드립니다.


연락처 연동


설정 메뉴에는 스마트폰의 연락처와 연동하거나 별도의 연락처를 등록 관리할 수 있는 기능도 있습니다.


회의 설정


회의 설정에서는 참여시 오디오가 자동 연결될지, 비디오 통화를 기본으로 이용할지 등의 다양한 기능 설정을 할 수 있게 되어있습니다. 무료로 40분을 이용하면서 이 정도 기능을 가진 앱은 거의 없는 듯합니다.


COVID-19 상황이 빠르게 수습되길 기원하며 재택근무 등으로 원격 컨퍼런스 회의의 필요성이 많아진 지금, 비용 없이 무료로(40분간이지만) 팀원들과 컨퍼런스 콜 등을 고민하고 있을 매니저들이라면 한 번쯤 검토해봐도 괜찮은 앱이라는 생각이 듭니다.