요즘 코로나19(COVID-19)의 파장으로 많은 회사에서 일부의 인원들이 재택근무를 하게 되는 경우가 많습니다.
저도 절반 가까운 팀원들이 재택근무를 하게 되면서 회의를 해야 할 경우에 곤란한 상황이 자주 생겼습니다. 물론 제가 다니는 회사는 글로벌 법인의 한국 지사 형태라서 당연히 해외와 컨퍼런스 콜을 하기 위한 솔루션이나 시스템이 있지만 사실 팀 단위 잦은 회의에서 이를 자유롭게 사용하기에는 절차적으로 까다롭고 불편함이 있었습니다.
사무실에서 근무할 때는 비지니스용 스카이프(SKYPE)도 활용할 수 있었는데 집에서 스카이프로 회의를 하려면 사무실 노트북을 꼭 들고 가야 하고 VPN을 통해서 접속해야만 하는 문제가 있었습니다.
재택 근무시 반드시 회사 노트북을 지참하도록 지시하면 해결할 수도 있었겠지만 클라이언트 개발부서 특성상 회사 네트웍과는 분리되어 있는 별도의 개발용 노트북을 운영하는 팀 업무의 특성상 노트북을 2개 들고 다니기도 그리 쉬운 일이 아니었습니다.
그래서 간편하게 스마트폰만 있으면 컨퍼런스 콜을 할 수 있는 앱을 찾다보니 ZOOM이라는 앱을 알게 되었습니다. 안드로이드/IOS 모두 이용 가능합니다.
ZOOM은 기본적으로 화상 컨퍼런스 콜 미팅을 지원하는 앱입니다. 무료로 이용할 수 있는 시간은 약 40분입니다. 더 긴 시간 회의를 하려면 유료 사용권이 필요합니다. 40분 종료 후에 재 실행하면 다시 40분을 더 이용할 수 있어 중간에 회의가 끊기긴 하지만 제한 없이 이용 가능합니다.
이런 시기에 잠시 이용하기 위한 용도로는 충분하고 좀 노력하면 대부분 40분 안에 팀 미팅을 마칠 수 있었습니다.
ZOOM은 컨퍼런스 콜 미팅을 하기 위해서 개인 회의 IDr 사용됩니다. 아래 이미지와 같이 앱 설치 및 가입 시에 정해진 고유 번호를 이후 내 회의 ID로 사용할 수 있습니다. 회의에 참가할 상대에게 이 ID를 알려주고 ZOOM 앱을 설치한 후 이 ID로 회의 참가를 하도록 안내하면 됩니다.
사용 방법이 너무 간단한데 이렇게 회의 시작을 눌러 호스트가 회의를 개설하면 다른 참여자는 스마트폰에서 앱을 실행한 후 사전에 전달받은 회의 ID를 입력하고 회의에 참가하면 됩니다.
개설된 회의가 화상이 아닌 오디오 회의인 경우에는 인터넷 또는 전화를 통해 회의에 참가할 수 있습니다. 화상회의를 해도 괜찮겠지만... 우리가 어떤 민족입니까? 서로 얼굴 보기는 많이 부담스러우니 오디오 미팅으로 설정을 했습니다. 그리고 오디오 참가 방식은 WIFI가 되는 환경에서는 당연히 "인터넷 오디오로 통화"를 선택하시는 게 낫습니다.
대부분 회의가 기본 30분 이상은 진행이 되니 전화로 참여하면 (요즘 대부분 거의 무제한 통화를 사용하지만) 제한된 통화 요금을 쓰는 경우 통화 할당량이 모두 소진되어 버릴 수 있으니 주의하시기 바랍니다.
회의 참석 후 왼쪽으로 화면 스와이프를 하면 탭하고 말하기 기능을 사용할 수 있습니다.
디폴트로 음소거 상태로 회의에 참여하게 되는데 메인 회의실 내용을 듣다가 발언이 필요할 때만 탭하고 말하기를 누른 다음 발언하는 방식을 이용 하는 걸 추천 드립니다.
발언을 다하고 나면 말하기 완료를 눌러서 회의에 잡음이 들어가는 걸 최대한 피하는 게 좋습니다. 회의 중 종종 스피커가 웅웅 거리는 하울링이 발생하는 걸 최대한 막아줍니다.
설정 메뉴를 한번 살펴보겠습니다. 아이폰의 경우 Siri 와 연동을 할 수도 있고 일반 메신저처럼 채팅을 위한 용도로도 사용이 가능하며 이에 대한 설정이 있습니다.
이중 회의와 관련한 주요한 설정만 살펴보면 회의 예약은 캘린더와 연동하고 비밀번호 등을 지정하여 회의를 예약하는 것도 가능합니다. 아무나 참여하는 걸 막으려면 비밀번호를 걸어두는 것도 권장 드립니다.
설정 메뉴에는 스마트폰의 연락처와 연동하거나 별도의 연락처를 등록 관리할 수 있는 기능도 있습니다.
회의 설정에서는 참여시 오디오가 자동 연결될지, 비디오 통화를 기본으로 이용할지 등의 다양한 기능 설정을 할 수 있게 되어있습니다. 무료로 40분을 이용하면서 이 정도 기능을 가진 앱은 거의 없는 듯합니다.
COVID-19 상황이 빠르게 수습되길 기원하며 재택근무 등으로 원격 컨퍼런스 회의의 필요성이 많아진 지금, 비용 없이 무료로(40분간이지만) 팀원들과 컨퍼런스 콜 등을 고민하고 있을 매니저들이라면 한 번쯤 검토해봐도 괜찮은 앱이라는 생각이 듭니다.
